Управление проектом: ключевые элементы

Управление проектом: ключевые элементы

Несмотря на все усилия и намерения, многие организации считают, что крупномасштабные проекты не достигают своих целей по ряду причин: предвзятость оптимизма, ошибки ручной оценки, недостаточность исторических данных и многие другие факторы.

Когда речь идет о крупных капитальных проектах, 98% проектов несут перерасход или задержки. В среднем увеличение затрат оценивается в 80% от первоначальной стоимости, а сроки часто откладываются на 20 месяцев и более.

Так в чем же разница между дорогостоящим, просроченным проектом и проектом, который выполняется вовремя и в рамках бюджета? Во многих случаях ответом является хороший контроль проекта. Для наиболее качественного контроля над проектами, а также, чтобы осуществить контроль времени работы сотрудников, рекомендуем программу «Worksection». Программа поможет контролировать каждый аспект проекта с помощью Agile-инструментов.

Что такое контроль проекта?

Элементы управления проектом — это процессы сбора и анализа данных проекта, позволяющие следить за расходами и графиками. Функции контроля включают инициирование, планирование, мониторинг, передачу и закрытие затрат и графика проекта. В конечном счете, элементы управления проектом представляют собой итеративные процессы для измерения состояния проекта, прогнозирования вероятных результатов на основе этих измерений, а затем повышения эффективности, если эти прогнозируемые результаты являются неприемлемыми.

Деятельность под эгидой контроля проекта может включать в себя:

• Согласование проектов с целями и задачами портфеля/организации.
• Разработка структуры разбивки работ (WBS).
• Сотрудничество на начальных графиках проекта .
• Разработка плана управления рисками.
• Бюджетирование и прогнозирование проекта.
• Мониторинг стоимости проекта.
• Обратная связь и отчетность.
• Оптимизация стратегий проекта для достижения лучших результатов в будущем.

В то время как проект может иметь дело со многими параметрами, такими как качество, объем и так далее, дисциплина контроля проекта фокусируется на факторах стоимости и графиках, постоянно отслеживающих любой риск для них.

Средства управления являются неотъемлемой частью успешного проекта, так как они предупреждают участников о потенциальных проблемных зонах и позволяют им исправлять ошибки в случае необходимости.

Переплетение контроля с остальной частью управления проектом обеспечивает своевременное понимание, что позволяет заинтересованным сторонам принимать правильные решения в нужное время.

Процессы, которые определяют элементы управления проектом.

Сильные стороны средств управления проектом заключаются в подходе и внимании к деталям. Менеджер проекта не просто хочет знать, что существует перерасход средств, он скорее хочет знать коренные причины, точные цифры и способы их устранения. Именно здесь полностью интегрированное решение по управлению проектами может помочь в оперативном получении ответов и в наглядном представлении о производительности, что может снизить стоимость проекта.

Давайте углубимся в процессы, которые определяют элементы управления проектом.

Планирование проекта.

Планирование является одним из важных шагов, на котором контролеры и руководители проектов работают вместе.

Составление бюджета.

Интеграция процесса составления бюджета в деятельность по проекту имеет важное значение для точного расчета затрат и понимания, когда и почему возникают отклонения. Благодаря поэтапному распределению бюджетов и уточнению цифр, для старших менеджеров и членов команды доступна прозрачная модель, которая может служить в качестве ориентира для всего проекта и давать понятие о жизненно важных денежных потоках.

Управление рисками.

Контроль проекта обеспечивает тщательный подход к управлению рисками. Благодаря выявлению рисков, постоянному мониторингу рисков и разработке планов действий в чрезвычайных ситуациях для решения и смягчения проблем становится возможным уменьшить влияние на бюджет и график. Это также помогает предотвратить некоторые риски в будущем.

Прогнозирование.

Повышая точность оценок при завершении, контролеры и менеджеры проектов могут получить гораздо больше информации о текущих факторах, влияющих на стоимость и превышение графика. Хорошее измерение прогресса является критически важным вкладом в процесс прогнозирования. Регулярные, своевременные обновления помогают контроллеру проекта, обеспечивать более быстрое реагирование и корректирующие действия, когда проект начинает сбиваться с курса.

Управление производительностью.

Определение и использование ключевых показателей эффективности для мониторинга работоспособности проекта и прогнозирования тенденций имеет решающее значение для принятия корректирующих действий.

Администрация проекта.

Этот процесс включает в себя создание процессов и систем, которые могут помочь членам команды общаться и сотрудничать друг с другом. Цель состоит в том, чтобы отслеживать обновления статуса, записывать минуты собраний, а также беспрепятственно управлять рабочими процессами, чтобы группы могли сосредоточиться на фактическом выполнении, а не на рутинных задачах.